1
Roles y permisos
Quién puede hacer qué en el sistema
El sistema maneja 5 roles institucionales. Cada usuario tiene asignado uno al momento de su creación.
| Rol | Descripción | Acceso |
|---|---|---|
| Admin | Administrador institucional. Control total de la institución. | Elecciones, padrón, candidatos, usuarios, configuración, licencia |
| Tribunal | Miembro del tribunal electoral. Cogestión del proceso. | Elecciones, candidatos, padrón, bitácoras, acta final |
| Fiscal | Observador acreditado. Solo lectura y auditoría. | Dashboard, bitácoras, incidencias (solo lectura) |
| JRV | Junta Receptora de Votos. Opera en un recinto específico. | Padrón de su recinto, terminales de su recinto, dashboard |
| Mesa | Equivalente a JRV (rol heredado). Mismo nivel de acceso. | Mismo que JRV |
Permisos Admin / Tribunal
- Crear y gestionar elecciones
- Registrar y aprobar candidatos
- Cargar y administrar padrón
- Crear usuarios del equipo
- Descargar acta final
- Ver bitácoras e incidencias
Permisos JRV / Mesa
- Solo su recinto asignado
- Revisar solicitudes de padrón (su recinto)
- Crear terminales (su recinto)
- Ver dashboard
- NO puede ver otro recinto
- NO puede gestionar elecciones
Nota sobre el JRV: Un usuario JRV sin recinto asignado no puede acceder al sistema. Siempre asígnale un recinto al crearlo.
2
Acceso al sistema
Inicio de sesión y navegación principal
VotaFácil
Panel de Administración
admin_colegio
••••••••
Iniciar sesión
¿Olvidaste tu contraseña? Contacta al administrador
Pantalla de inicio de sesión — /login
1
Ir a la URL del sistema
Abre tu navegador y entra a
votaciones.apolo.co.cr/login (o la URL que tu proveedor te indicó)2
Ingresar credenciales
Escribe tu usuario y contraseña proporcionados al activar tu licencia
3
Acceder al panel
Serás redirigido al Dashboard de Mantenimiento — el punto de partida del sistema
Seguridad: Después de 5 intentos fallidos desde la misma IP, el sistema bloquea el acceso por 10 minutos. Si eres bloqueado, espera o contacta al administrador.
Panel de Mantenimiento
Elecciones Estudiantiles 2026
347
Votos emitidos
512
Padrón total
67.8%
Participación
3
Terminales
Participación por recinto
Laboratorio A — 120/180 votos
Laboratorio B — 227/332 votos
Dashboard principal — /mantenimiento — Vista en tiempo real del proceso electoral
3
Crear y gestionar elecciones
El ciclo de vida completo de una elección
Una elección pasa por 4 estados en su ciclo de vida:
BORRADOR
Configuración
ABIERTA
Votación activa
CERRADA
Conteo final
PUBLICADA
Resultados públicos
BORRADOR — Qué puedes hacer
- Editar nombre, fechas, tipo
- Agregar/quitar candidatos
- Configurar recintos y terminales
- Cargar y revisar padrón
- Armar equipo electoral
ABIERTA — Restricciones
- No puedes editar candidatos
- No puedes modificar el padrón
- No puedes cambiar el equipo
- Solo monitoreo y cortes
- Registro de incidencias
Cómo crear una elección nueva
Nueva Elección
Nueva Elección
Elecciones Estudiantiles 2026
ORDINARIO ▾
15/01/2026
25/01/2026
03/02/2026 08:00
03/02/2026 15:00
30 min — máx 8 cortes
Crear elección
Cancelar
Formulario de creación de elección — /elecciones
1
Ir a
/elecciones → clic en "Nueva Elección"Disponible para roles Admin y Tribunal
2
Completar los datos obligatorios
Nombre, fecha de inicio y fecha de fin son requeridos. La duración máxima es de 6 meses.
3
Elegir el tipo de proceso
ORDINARIO: flujo completo con fases de padrón (postulación → carga padrón → revisión → votación)
ABREVIADO / UNIDOCENTE: flujo simplificado sin fases de padrón (postulación → votación directa)
ABREVIADO / UNIDOCENTE: flujo simplificado sin fases de padrón (postulación → votación directa)
4
Configurar ventana de postulación (opcional)
Si la habilitas, el sistema abrirá automáticamente un formulario público para que candidatos se postulen en el período indicado
5
Configurar cortes automáticos (opcional)
Intervalo en minutos (ej. 30) y número máximo de cortes (ej. 8). El sistema generará PDFs de conteo parcial durante la jornada
Créditos: Cada elección creada consume 1 crédito de tu licencia. Verifica tus créditos disponibles en
/mi_licencia antes de crear. Si no tienes créditos, el sistema bloqueará la creación. Transiciones de estado — Cómo avanzar el proceso
→
BORRADOR → ABIERTA: "Abrir elección"
Requiere: al menos 1 candidato activo, padrón cargado, mínimo 1 recinto con terminal activa. El sistema valida todo antes de abrir. Al abrir, se genera el primer corte automático.
→
ABIERTA → CERRADA: "Cerrar elección"
Detiene la votación. Ya no se aceptan votos. Puedes descargar el acta final. Esta acción es irreversible.
→
CERRADA → PUBLICADA: "Publicar resultados"
Los resultados quedan públicos y el proceso queda archivado. Acción irreversible.
4
Recintos
Los espacios físicos donde se vota
Un recinto es el lugar físico de votación (laboratorio, aula, sala). Cada terminal de votación y cada usuario JRV pertenece a un recinto.
Recintos de Votación
Nuevo Recinto
Lista de recintos — /recintos. La columna "Terminales" indica el estado de cobertura.
1
Ir a
/recintos → "Nuevo Recinto"Solo disponible cuando hay una elección en estado BORRADOR
2
Ingresar nombre y código
El nombre es obligatorio (ej: "Laboratorio A"). El código es opcional (ej: "LABA") y ayuda a identificarlo rápido
3
Crear todos los recintos antes de las terminales
Las terminales requieren recinto asignado. Crea todos los recintos primero, luego configura terminales.
Indicador de estado en terminales: Verde = 1 terminal (recomendado) | Amarillo = sin terminales (configura una) | Rojo = múltiples terminales (revisa si es intencional)
5
Terminales de votación
Dispositivos autorizados para votar
Una terminal es un dispositivo (PC, laptop) autorizado para recibir votos. Cada terminal pertenece a un recinto. Solo los dispositivos registrados como terminales pueden acceder a la pantalla de votación.
Terminales de Votación
Generar Token
Nueva Terminal
Lista de terminales — /terminales. El campo "Sesión" muestra si la App Terminal está conectada.
Opción A — Terminal por IP (modo web)
Para votar directamente desde el navegador del dispositivo autorizado:
1
Ir a
/terminales → "Nueva Terminal"2
Completar: nombre, recinto y la IP del dispositivo
La IP es la del computador que usará para votar. Puedes verla en el dispositivo con ipconfig (Windows)
3
Guardar y verificar
Desde ese PC específico,
/votar ya estará habilitado Opción B — App Terminal Windows (recomendado)
La app Windows ofrece mayor estabilidad y seguridad durante jornadas largas:
1
Descargar la app desde
/loginEl botón "Descargar App Terminal" está visible en la pantalla de login
2
Generar token de enrolamiento en
/terminalesClic en "Generar Token" → selecciona recinto → define validez (máx 180 min) → copia el token generado. El token se usa una sola vez
3
Pegar el token en la app Windows
Abre la app en el dispositivo de votación → pega el token → la app se registra automáticamente
4
Verificar conexión (heartbeat)
La app muestra indicador de conexión al servidor. Cuando esté verde, el dispositivo está listo para recibir votos
Importante: Si no hay terminales registradas en el sistema, cualquier IP puede votar. Si hay al menos una terminal registrada, solo las IPs autorizadas pueden acceder a la pantalla de votación. Esto blinda el proceso.
6
Equipo electoral — Usuarios
Crear y asignar los miembros del proceso
El equipo electoral se crea desde /usuarios. Solo Admin y Tribunal pueden crear usuarios.
Nuevo Usuario
María González Pérez
1-0234-5678
tribunal ▾
Presidente ▾
mgonzalez
••••••••••
••••••••••
— no aplica —
Crear usuario
Formulario de creación de usuario — /usuarios
Cargos disponibles por rol
| Rol | Cargos permitidos | ¿Supervisor? |
|---|---|---|
| Tribunal | Presidencia, Miembro, Docente Asesor | Solo si cargo = "Docente Asesor" |
| JRV / Mesa | Presidente, Secretario, Vocal | No aplica |
| Fiscal | Fiscal acreditado, Docente Asesor | Solo si cargo = "Docente Asesor" |
Requisito mínimo para abrir votación: La elección necesita al menos 1 supervisor (Docente Asesor) y 1 miembro de tribunal registrado. Sin esto, el botón "Abrir elección" estará deshabilitado.
7
Padrón electoral
Quiénes pueden votar — 3 formas de cargar el padrón
Opción A — Carga masiva desde Excel (recomendado)
Carga Masiva — Excel
Formato requerido: columnas nombre, apellido1, apellido2, cedula, nivel, seccion
Arrastra tu archivo .xlsx o .xls aquí
Seleccionar archivo
Cargar y procesar
Carga masiva de padrón — /upload
1
Preparar el archivo Excel
Columnas:
nombre, apellido1, apellido2, cedula, nivel, seccion2
Ir a
/upload y subir el archivo3
Revisar el resultado de la importación
El sistema muestra cuántos estudiantes se importaron, actualizaron o fallaron
4
Verificar en
/estudiantesRevisa los registros importados y corrígelos si hay errores
Opción B — Registro manual en
/estudiantesPara agregar estudiantes uno por uno. Útil para correcciones o registros pequeños.
1
Ir a
/estudiantes → "Nuevo Estudiante"2
Completar datos: nombre completo, cédula, nivel/sección
3
Marcar si agrega directamente al padrón de la elección actual
Opción C — Autoservicio público (
/inscripcion)Los mismos estudiantes pueden solicitar su inscripción desde la web, sin necesidad de login:
Solicitud de Inscripción
Sin necesidad de iniciar sesión
Juan Carlos
Rodríguez
1-1234-5678
11° — Informática ▾
Enviar solicitud
Inscripción pública — /inscripcion — No requiere login
El sistema aplica lógica automática:
- Cédula nueva en el sistema → solicitud PENDIENTE (requiere aprobación)
- Cédula existente + datos coinciden exactamente → AUTO-APROBADA (entra al padrón de inmediato)
- Cédula existente + datos distintos → solicitud de CORRECCIÓN (requiere aprobación)
Revisión de solicitudes —
/solicitudes_padronSolicitudes de Padrón
14 pendientes
Solicitudes de padrón — /solicitudes_padron — JRV solo ve su recinto
1
Revisar cada solicitud PENDIENTE
Verifica que los datos del estudiante sean correctos y correspondan al padrón oficial de la institución
2
Aprobar o rechazar
Aprobar → el estudiante queda habilitado para votar | Rechazar → ingresa una observación explicando el motivo (queda en bitácora)
8
Candidatos
Registro directo y postulaciones públicas
Hay dos formas de registrar candidatos: directamente por el tribunal o mediante postulaciones públicas que el tribunal aprueba.
Registro directo —
/candidatosSolo disponible mientras la elección está en BORRADOR.
Candidatos
Elecciones Estudiantiles 2026
Nuevo Candidato
Laura Méndez Arias
Partido Progreso Estudiantil
Carlos Brenes Solís
Alianza Estudiantil Unida
Vista de candidatos — /candidatos
1
Ir a
/candidatos → "Nuevo Candidato"2
Completar los datos requeridos
Nombre y partido son obligatorios. Sexo (M/F) es obligatorio por cumplimiento de paridad. Fecha de nacimiento es requerida. Foto y logo del partido son opcionales pero recomendados.
3
Verificar que aparezca en la papeleta
Antes de abrir la elección, revisa la vista previa de la papeleta para confirmar que todos los candidatos son correctos
Postulaciones públicas —
/solicitudes_candidatosSi la elección tiene ventana de postulación habilitada, los candidatos pueden postularse desde /postulacion-candidatos (sin login). El tribunal revisa y aprueba:
Solicitudes de Candidatura
3 pendientes
Ricardo Solano Jiménez
Partido: Frente Estudiantil Unido · Cédula: 1-2345-6789
Firmantes de apoyo: 47 · Sexo: M · Nacimiento: 15/03/2007
Aprobar
Rechazar
Revisión de postulaciones — /solicitudes_candidatos
Una vez abierta la elección, no puedes agregar, editar ni eliminar candidatos. Asegúrate de que la papeleta esté completa y correcta antes de abrir la votación.
9
Votación del elector
El flujo completo desde que el estudiante llega a votar
El estudiante accede a /votar desde el navegador del dispositivo autorizado (terminal). El flujo es completamente guiado:
ELECCIONES ESTUDIANTILES 2026
Papeleta Electoral
Ingresa tu número de cédula para validar tu identidad
1-1234-5678
Validar identidad
Selecciona tu candidato:
Laura Méndez Arias
Partido Progreso Estudiantil
Carlos Brenes Solís
Alianza Estudiantil Unida
Confirmar voto
Pantalla de votación — /votar — Vista del elector en la terminal
1
El elector accede a
/votar desde la terminalEl sistema verifica que el dispositivo esté autorizado (IP registrada). Si no lo está, bloquea el acceso.
2
Ingresa su cédula
El sistema valida: que la cédula exista en el padrón, que el estudiante esté habilitado y que no haya votado ya. Máx. 15 intentos por IP.
3
Pantalla de confirmación de identidad
Se muestra el nombre del estudiante según el padrón. El elector confirma que es él/ella.
4
Selección de candidato
Se muestra la papeleta con todos los candidatos activos. El elector selecciona uno.
5
Confirmar voto
El sistema registra el voto y redirige a la pantalla de agradecimiento. El voto es anónimo y no puede repetirse.
Voto exitoso: El sistema muestra pantalla de agradecimiento y la sesión se limpia automáticamente.
Intento de doble voto: "Ya has votado. No puedes votar más de una vez." La incidencia queda registrada.
10
Monitoreo durante la jornada
Dashboard en tiempo real y cortes automáticos
Monitoreo Electoral
Actualización en tiempo real
423
Votos emitidos
600
Padrón total
70.5%
Participación
4/8
Cortes generados
Cortes automáticos
Próximo corte en: 12 min
Intervalo: 30 min
| # | Hora | Votos al corte | |
|---|---|---|---|
| 4 | 11:30 | 423 votos (70.5%) | PDF |
| 3 | 11:00 | 358 votos (59.7%) | PDF |
| 2 | 10:30 | 251 votos (41.8%) | PDF |
Estado de terminales
● Terminal A-01 — Lab A — En línea
● Terminal B-01 — Lab B — En línea
● Terminal C-01 — Lab C — Offline
Dashboard de monitoreo — /mantenimiento — Actualización en tiempo real
Cortes automáticos
- Se generan cada N minutos (configurado al crear la elección)
- Solo se generan si hay al menos 1 voto nuevo desde el último corte
- El primer corte se genera al abrir la elección
- Cada corte es un PDF descargable con el conteo parcial
- Máximo configurable de cortes por elección
Monitoreo de terminales
- Verde: terminal en línea (heartbeat activo)
- Rojo: terminal offline (revisar app o red)
- Si una terminal falla, verifica IP y estado en
/terminales - Reinicia la App Terminal si la sesión expiró
11
Cierre del proceso electoral
Pasos finales para cerrar con acta oficial
Elecciones Estudiantiles 2026
Resultados finales
Laura Méndez Arias — Partido Progreso
349 votos — 58.2%
Carlos Brenes Solís — Alianza Estudiantil
247 votos — 41.2%
Descargar Acta Final
Publicar resultados
Cierre de elección con resultados finales y acta oficial — /elecciones
Checklist de cierre recomendado
- Confirmar que la hora de cierre llegó (o cerrar manualmente)
- Revisar el último corte automático generado
- Verificar participación final en
/mantenimiento - Cerrar la elección desde
/elecciones→ "Cerrar" - Revisar resultados finales
- Descargar el Acta Final (PDF oficial)
- Revisar incidencias en
/incidencias - Cerrar sesiones de terminales (en la App Windows)
- Publicar resultados → "Publicar" en
/elecciones - Archivar cortes automáticos descargados
Acciones irreversibles: Cerrar una elección y publicar resultados no se pueden deshacer. Confirma que todo esté correcto antes de ejecutarlas.
12
Incidencias y bitácoras
Auditoría completa y registro de eventos
Incidencias del Proceso
Exportar PDF
Filtrar por acción ▾
Severidad ▾
Estado ▾
Registro de incidencias — /incidencias — Filtrable y exportable a PDF
Incidencias comunes
- INTENTO_DOBLE_VOTO: alguien intentó votar dos veces
- CEDULA_THROTTLED: demasiados intentos de cédula desde una IP
- VOTE_TERMINAL_DENIED: intento desde IP no autorizada
- CEDULA_NO_ENCONTRADA: cédula no está en el padrón
Bitácoras —
/bitacoras- Registro completo de cada acción en el sistema
- Filtrable por usuario, IP, acción, fecha, severidad
- Los votos quedan registrados de forma anónima
- Disponible para Admin, Tribunal y Fiscal
13
Licencia y créditos
Gestión de tu plan y capacidad del sistema
Mi Licencia Institucional
Plan activo
PRO
Vigente hasta: 31/12/2026
Estado: ACTIVA
Créditos
2 / 5 usados
3 créditos disponibles
Solicitar créditos adicionales
PRO — 5 créditos ▾
Seleccionar archivo...
SINPE Móvil ▾
SINPE enviado el 15/01...
Enviar solicitud
Gestión de licencia — /mi_licencia
Cómo funciona el sistema de créditos
- 1 crédito = 1 elección (hasta 6 meses de duración)
- El crédito se descuenta al crear la elección, no al abrirla
- Si no tienes créditos, el sistema bloquea la creación de nuevas elecciones
- Puedes solicitar más créditos desde
/mi_licenciaadjuntando comprobante SINPE - El equipo de soporte aprueba y acredita en tu cuenta
Estados de licencia
- ACTIVA: puedes crear elecciones
- DEMO: período de prueba 15 días, 1 elección
- VENCIDA: expiró, contacta soporte
- BLOQUEADA: contacta soporte
Planes disponibles
- DEMO: 15 días, 1 elección, 10 estudiantes
- BASIC: anual, cuota básica de créditos
- PRO: anual, mayor capacidad
- ENTERPRISE: anual, sin límite práctico
14
Configuración institucional
Personaliza el sistema con la identidad de tu institución
Desde /configuracion personalizas cómo se verá el sistema ante los electores:
Opciones de configuración
- Nombre de la institución (aparece en cabeceras)
- Título del proceso electoral
- Nombre del departamento responsable
- Nombre del tribunal electoral
- Logo izquierdo de la pantalla de votación
- Logo derecho de la pantalla de votación
- Logo del panel de administración
- Mensajes personalizados al elector
Tip: Configura los logos y el nombre de tu institución antes de abrir la primera elección. Los cambios se reflejan de inmediato en la pantalla de votación que verán los estudiantes.
Flujo completo recomendado — Resumen rápido
1
Configurar institución
/configuracion → logos, nombre, título2
Crear equipo electoral
/usuarios → tribunal, fiscal, JRV por recinto3
Crear la elección
/elecciones → nombre, fechas, tipo, cortes automáticos4
Crear recintos
/recintos → un recinto por espacio físico de votación5
Registrar terminales
/terminales → registrar por IP o enrolar con la App Windows6
Cargar padrón
/upload (Excel masivo) o /estudiantes (manual)7
Registrar candidatos
/candidatos (directo) o revisar /solicitudes_candidatos (postulaciones)8
Abrir votación
/elecciones → "Abrir" → monitorear en /mantenimiento9
Cerrar y descargar acta
/elecciones → "Cerrar" → "Descargar Acta Final" (PDF oficial)10
Publicar resultados
/elecciones → "Publicar" → proceso archivado oficialmente